[TL] วิธี Sync ปฏิทินลงบนโปรแกรม Mozilla Thunderbird

การ Sync Calendar ได้รับความนิยมมากขึ้น เมื่อปัจจุบันเราสามารถลิงค์ปฏิทินบนทุกอุปกรณ์ได้ การกำหนดงาน หรือวางแผนการทำงานก็สะดวกมากขึ้น เนื่องจากเราสามารถเพิ่มนัดหมายต่างๆ ลงในปฏิทินของแต่ละวันได้ และไม่ว่าเราจะใช้บนคอมพิวเตอร์หรือบนมือถือ (Smart Phone) เราก็สามารถดูและแก้ไขนัดหมายต่าง ๆในปฏิทินได้แบบ Real time ผู้เขียนจึงแนะนำวิธีการ Sync ปฏิทินบนโปรแกรม Thunderbird มาให้ผู้อ่านลองนำไปใช้ดู โดยมีวิธีการดังนี้

เปิดโปรแกรม Thunderbird ไปที่ Settings...--> Add-ons

พิพม์ "Lightning 2.6.2" ลงบน แถบเครื่องมือค้นหา และกดค้นหา

กด Install เพื่อติดตั้ง Add-ons Lightning 2.6.2

เมื่อติดตั้งเสร็จ กด Restart Now โปรแกรมจะ Restart และเปิดใหม่ก็มาเองอีกครั้ง

วิธี Sync Calendar ลงบนโปรแกรม Mozilla Thunderbird

เมื่อการติดตั้งสำเร็จ เราจะเห็นแถบรายการปฏิทินอยู่ด้านขวาของหน้าแรก
คลิกไอคอนปฏิทิน ดังภาพ

คลิกขวาที่ Calendar กด New Calendar...

เลือก On the Network กด Next

เลือก Format: CalDAV
Location: http://mail.worldcloudmail.com:8008/calendars/(ชื่ออีเมล์ของเรา)/calendar
กด Next

พิมพ์ชื่อ และเลือก Email ที่ต้องการ Sync
กด Next

User Name: อีเมล์ที่ต้องการ Sync
Password: รหัสผ่าน
กด OK

กด Finish

นัดหมายต่าง ๆ ในบัญชีอีเมล์ จะถูกซิงค์ลงโปรแกรม Thunderbird แล้ว
เราสามารถเพิ่มนัดหมายผ่านโปรแกรมได้ และอย่าลืมกดปุ่ม Synchronize เพื่อให้ข้อมูลตรงกับบัญชีอีเมล์ด้วย

[GG] วิธี Sync ปฏิทินลงบนโปรแกรม Mozilla Thunderbird

การใช้ปฏิทินในการทำงาน ก็มีส่วนช่วยทำให้องค์กรเรามีความเข้าใจกันมากขึ้น โดยเฉพาะเรื่องการนัดหมายต่าง ๆ เช่น การนัดหมายวัน เวลา สถานที่ ประชุม การแจ้งวันหยุดขององค์กร การแจ้งวันไปดูงานต่างประเทศของเจ้านาย เป็นต้น

ดังนั้นเราสามารถใช้ Google Account บันทึกการนัดหมายต่าง ๆ บนโปรแกรม Thunderbird ได้เช่นกัน เพื่อให้การใช้งานอีเมล์ของเรามีความสะดวกและหลากหลายมากยิ่งขึ้น

ขั้นแรก โหลด Add-ons ที่ชื่อว่า Lightning กับ Provider for Google Calendar ลงบน Thunderbird ก่อน
ดาวน์โหลด Provider for Google Calendar ลงเครื่องคอมพิวเตอร์

วิธีติดตั้ง Add-on

ไปที่เมนู เลือก Add-ons

คลิกที่ Icon รูปเฟือง เลือก Install Add-on From File...

เลือกไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาเมื่อสักครู่ กด Open

กดปุ่ม Install Now

เมื่อดาวน์โหลดเสร็จ ให้กดปุ่ม Restart Now
โปรแกรมจะปิด และเริ่มเปิดใหม่อัตโนมัติ

วิธี Copy XML Link สำหรับนำลงปฏิทินใน Thunderbird 

เมื่อดาวน์โหลด Add-on เสร็จแล้ว ให้เราเข้าไปที่เว็บไซด์ Gmail.com และ Sign In ด้วยอีเมล์ที่เราต้องการ  Sync Calendar

ไปที่ Calendar settings

ที่หัวข้อ Private Address คลิกขวาที่ XML เลือก Copy link address

วิธีสร้างปฏิทิน Google บน Thunderbird

เมื่อ Copy ที่อยู่ลิงค์มาเรียบร้อยแล้ว ให้เราเปิดโปรแกรม Thunderbird ขึ้นมา เพื่อทำการสร้างปฏิทิน Google

ให้เปิด Calendar ขึ้นมา และคลิกขวาที่ตำแหน่งบนภาพ และเลือก New Calendar
หรือเมนู File --> New --> Calendar

เลือก On the Network กดปุ่ม Next >

เลือก Format: Google Calendar
Location: ให้เราคลิกขวา เลือก "วาง" หรือ "Paste" ลิงค์ที่ Copy ไว้เมื่อสักครู่
กด Next >

พิมพ์ชื่ออีเมล์และรหัสผ่านของอีเมล์ Google และเลือก Remember this password กด OK

ตั้งชื่อปฏิทิน เลือกสี ตามต้องการ จากนั้นกด Next >

กด Finish

จะเห็นได้ว่าบนปฏิทินจะมีการนัดหมายเพิ่มขึ้นมา (สีเขียว)
เมื่อเราต้องการสร้างนัดหมายหรือ Event ขึ้นมาใหม่ให้คลิกที่ Icon +Event ดังรูป

ทดสอบ: สร้างนัดหมาย และ Sync

สร้างการนัดหมาย วัน เวลา และสถานที่
จากนั้นกดปุ่ม Save and Close

เมื่อกดปุ่ม Synchronize แล้วจะมีการนัดหมายใหม่ปรากฏขึ้นบนปฏิทิน

จากนั้นให้ Sign In อีเมล์ Google ที่หน้าเว็บ และไปที่ Google Calendar
จะเห็นได้ว่า การนัดหมายใหม่ ที่เราสร้างบนโปรแกรม Thunderbird ได้ปรากฎขึ้นมาแล้ว

บทความเพิ่มเติม

การ Sync Calendar (ซิงค์ปฏิทิน) ทำงานอย่างไร

การ Sync calendar มีวิธีการทำงานไม่ซับซ้อนนัก แต่องค์ประกอบหลักในการ Sync ปฏิทิน ก็คือ บัญชีอีเมล์ ซึ่งการทำงานโดยใช้บัญชีอีเมล์เป็นหลัก เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงปฏิทินของอีเมล์นั้นได้ และทำการ Sync ตารางนัดหมายต่างๆ ได้ในเวลาเดียวกัน ทุกที่ทุกเวลา ด้วยอุปกรณ์สื่อสาร เช่น Smart phone, Tablet, PC (desktop programs)

ปัจจุบันบริษัทฯยักษ์ใหญ่ อย่าง Google ที่พัฒนา Google App ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นเรื่อยๆ และหนึ่งใน App ของ Google ก็คือ Calendar ซึ่งเป็นส่วนพัฒนาการทำงานในองค์กรให้เกิดการประสานศักยภาพที่ดีขึ้น เช่น ตารางนัดหมายการประชุม การสัมมนาที่ชัดเจน สามารถเตือนความจำ (Remind) ได้ตามกำหนดที่เราต้องการ

ตัวอย่าง TEAM SALES ใช้บัญชีอีเมล์ 1 บัญชี เป็นอีเมล์กลางของทีม

ตัวอย่างการทำงานในองค์กร

ทีมขายของบริษัทฯ แห่งหนึ่ง ต้องการแจ้งนัดหมายบนปฏิทินให้เพื่อนร่วมงานแต่ละคนทราบถึงสถานที่ วัน และเวลา ที่ไปพบลูกค้า เพื่อไม่ให้การทำงานทับซ้อนกัน 

โดยทั้งทีมจะมีบัญชีอีเมล์ 1 บัญชี เป็นอีเมล์กลาง สำหรับ Sync ปฏิทินบน Smart phone หรือ Tablet หรือ PC ของแต่ละคนในทีมขาย

เมื่อมีคนใดในทีมเปลี่ยนแปลงตารางการทำงาน คนในทีมก็จะเห็นการเปลี่ยนแปลงนั้นได้แบบ Real time ลักษณะการทำงานดังกล่าวเราจะเรียกกันว่า Sync calendar

Sync หรือ Synchronization คืออะไร

คำว่า "Synchronization" ก็คือ การทำเกิดขึ้นในเวลาเดียวกัน เรามักจะได้ยินคำว่า "ซิงค์ (Sync)" กันบ่อยมากขึ้น เช่น การ Sync รายชื่อผู้ติดต่อ (Contacts) บนมือถือ หรือการ Sync ปฏิทิน บนมือถือ ด้วยเทคโนโลยีปัจจุบันถูกพัฒนาไปได้รวดเร็วมาก เมื่อก่อนการทำงานต่างๆ มักถูกเก็บไว้ในรูปแบบเป็นไฟล์เดียวบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งาน หากต้องการใช้งานไฟล์นั้นๆ เราก็ต้อง Copy ข้อมูลลง Flash drive หรือ Portable hard disk ทำให้ผู้ใช้งานเกิดความไม่สะดวก ปัจจุบันจึงมีเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่สามารถนำข้อมูลต่างๆ เก็บไว้ใน Server ได้ ไม่ว่าเราจะเดินทางไปที่ใด เราก็สามารถแก้ไขงานได้ และก็ไม่จำเป็นต้องพกพาอุปกรณ์เก็บข้อมูลติดตัวไป ซึ่งถ้าเกิดเราพลาด ทำอุปกรณ์ที่เก็บข้อมูลสูญหายระหว่างเดินทางไปต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ ก็เท่ากับว่า เราไม่มีทางที่จะกู้คืนข้อมูลเหล่านั้น และการเดินทางของเราก็ถือเป็นที่สิ้นสุด เพราะเราคงต้องย้อนกลับไปบ้าน และดึงข้อมูลมาใหม่อีกครั้ง

Sync Contacts คืออะไร

การ Sync contacts คือ การทำให้อุปกรณ์ เช่น Smartphone หรือ Tablet หรือ คอมพิวเตอร์ สามารถแสดงรายชื่อผู้ติดต่อที่ตรงกันได้ในเวลาเดียวกัน เช่น

บน iPhone ของนาย A มีรายชื่อผู้ติดต่อรวมกันทั้งหมด 100 คน นาย A ต้องการให้มือถือ Samsung ของเขาอีกเครื่องหนึ่ง มีรายชื่อผู้ติดต่อทั้ง 100 คนเหมือน iPhone และสามารถเพิ่ม/ลบ รายชื่อผู้ติดต่อเหล่านั้นได้

สิ่งที่นาย A ต้องการก็คือการทำให้มือถือของเราทั้งสองเครื่องมีข้อมูลที่ตรงกัน ในเวลาเดียวกัน ซึ่งเราจะเรียกกันว่า การ Sync contacts นั่นเอง

Sync Calendar คืออะไร

การ Sync calendar คือ การทำให้อุปกรณ์ เช่น Smartphone หรือ Tablet หรือ คอมพิวเตอร์ สามารถแสดงนัดหมาย ตามตารางบนปฏิทิน ที่ตรงกันได้ในเวลาเดียวกัน เช่น

นาย B, CEO ของบริษัทฯ แห่งหนึ่ง ต้องการให้ น.ส. C, เลขาฯ ทราบถึงนัดหมายการพบลูกค้าของเขา โดยต้องการให้ iPad ของ น.ส. C แสดงปฏิทินที่ตรงกันกับนาย B แบบ Real time และน.ส. C สามารถเพิ่มวันนัดหมายประชุมให้นาย B ได้ตลอดเวลา

สิ่งที่นาย B ต้องการคือ การทำให้ น.ส. C มีตารางนัดหมายบนปฏิทินที่ตรงกัน ในเวลาเดียวกัน ซึ่งเราจะเรียกกันว่า การ Sync calendar นั่นเอง

บทความที่เกี่ยวข้อง
ระบบ "แชร์ปฏิทิน" ช่วยให้การทำงานเป็นทีม มีประสิทธิภาพได้อย่างไร

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ ระบบแชร์ปฏิทิน สำหรับองค์กรและบริษัท (Calendar Sharing)

อันดับ 1 ของประเทศไทย