[GG] วิธี Sync Contacts (บัญชีกลางขององค์กร) บน iPhone, iPad [iOS]

การใช้ Corporate email หรืออีเมล์สำหรับองค์กร/บริษัท ให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั้น เราควรที่จะทำให้ความสามารถในการใช้งานของอีเมล์เพิ่มขึ้นด้วย เพื่อทำให้เกิดความสะดวกมากขึ้นในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าหรือ Supplier นอกจากการรับส่งอีเมล์ที่ต้องใช้กันอยู่เป็นประจำแล้ว การมีรายชื่อผู้ติดต่อของทั้งองค์กรก็เป็นปัจจัยเพิ่มขึ้นมาที่ทำให้เราสามารถติดต่อกับลูกค้าได้ง่ายมากขึ้น ไม่เพียงแต่มีรายชื่อผู้ติดต่อบนคอมพิวเตอร์แล้ว เราก็ยังเก็บรายชื่อเหล่านั้นไว้บน iPhone, iPad ของเราได้ แล้วให้บัญชีนี้ Sync กันแบบ Real time ได้อีกด้วย เรียกได้ว่า หากมีทีมงานของเราเพิ่มเบอร์โทรฯ อีเมล์ ของลูกค้า ทั้งทีมเราก็จะเห็นรายชื่อที่เพิ่มมาเหมือนกันหมด

วิธี Sync Contacts (Gmail เป็นบัญชีกลางขององค์กร) บน iOS

ไปที่ Settings

เลือก Mail, Contacts, Calendars

เลือก "Add Account"

เลือก Other

เลือก 'Add CardDAV Account'

พิมพ์รายละเอียดตามภาพ จากนั้นกด Next

รายชื่อผู้ติดต่อถูกเพิ่มเรียบร้อย

ไปที่ Icon Contacts เลือก Group

เลือกบัญชีที่เราต้องการให้แสดงรายชื่อผู้ติดต่อ
เสร็จสิ้น

การแชร์ปฏิทิน (Calendar Sharing) ทำงานอย่างไร

การแชร์ หรือแบ่งปัน ปฏิทิน เป็นฟังก์ชันที่น่าสนใจในระบบปฏิทินเลยทีเดียว การทำงานในองค์กรที่ต้องการแจ้งการนัดหมายต่าง ๆ ให้ทีมงานบางคนทราบกิจกรรมในแต่ละวันของเรา ซึ่งเป็นสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำงานมากขึ้น เพราะเราไม่จำเป็นต้องแจ้งนัดหมายอะไรกันตลอดเวลา เพียงแค่เราแบ่งปันปฏิทินของเราให้คนรู้จักทราบถึงตารางการทำงาน ก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานที่เป็นระบบระเบียบ 

ตัวอย่างการแบ่งปันปฏิทินในองค์กร โดยใช้บัญชีอีเมล์ของแต่ละบุคคล

นาย D เป็นผู้จัดการฝ่ายบัญชี ของบริษัท ฯ แห่งหนึ่ง ต้องการทราบนัดหมายวันไปรับเช็คลูกค้าของ นาย  E-เจ้าหน้าที่บัญชีคนหนึ่ง

สิ่งที่นาย D ต้องทำคือ ให้นาย E แชร์ปฏิทินให้กับนาย D โดยใช้ชื่อบัญชีอีเมล์ของนาย D ตั้งค่าการเข้าใช้งานข้อมูลปฏิทินร่วมกับบัญชีอีเมล์ของนาย E

การแชร์ปฏิทิน ระหว่างผู้จัดการฝ่ายบัญชี กับเจ้าหน้าที่บัญชี

ตัวอย่างการตั้งค่าสิทธิ์ หรือ Permission ในการใช้งานปฏิทิน Google ร่วมกับบุคคลอื่น

1. แก้ไขและจัดการการใช้ร่วมกัน

2. แก้ไขกิจกรรม

3. ดูรายละเอียดกิจกรรมทั้งหมด

4. แสดงเฉพาะข้อมูลว่าง/ไม่ว่าง (ซ่อนรายละเอียด)

สิทธิ์ในการเข้าใช้งานปฏิทินของแต่ละระบบก็มีความคล้ายคลึงกัน ไม่แตกต่างกันมากนัก เราก็ควรตั้งค่าการใช้ปฏิทินให้เหมาะสมกับการใช้งานของเราด้วย 

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ ระบบแชร์ปฏิทิน สำหรับองค์กรและบริษัท (Calendar Sharing)

อันดับ 1 ของประเทศไทย

การ Sync Calendar (ซิงค์ปฏิทิน) ทำงานอย่างไร

การ Sync calendar มีวิธีการทำงานไม่ซับซ้อนนัก แต่องค์ประกอบหลักในการ Sync ปฏิทิน ก็คือ บัญชีอีเมล์ ซึ่งการทำงานโดยใช้บัญชีอีเมล์เป็นหลัก เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงปฏิทินของอีเมล์นั้นได้ และทำการ Sync ตารางนัดหมายต่างๆ ได้ในเวลาเดียวกัน ทุกที่ทุกเวลา ด้วยอุปกรณ์สื่อสาร เช่น Smart phone, Tablet, PC (desktop programs)

ปัจจุบันบริษัทฯยักษ์ใหญ่ อย่าง Google ที่พัฒนา Google App ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้นเรื่อยๆ และหนึ่งใน App ของ Google ก็คือ Calendar ซึ่งเป็นส่วนพัฒนาการทำงานในองค์กรให้เกิดการประสานศักยภาพที่ดีขึ้น เช่น ตารางนัดหมายการประชุม การสัมมนาที่ชัดเจน สามารถเตือนความจำ (Remind) ได้ตามกำหนดที่เราต้องการ

ตัวอย่าง TEAM SALES ใช้บัญชีอีเมล์ 1 บัญชี เป็นอีเมล์กลางของทีม

ตัวอย่างการทำงานในองค์กร

ทีมขายของบริษัทฯ แห่งหนึ่ง ต้องการแจ้งนัดหมายบนปฏิทินให้เพื่อนร่วมงานแต่ละคนทราบถึงสถานที่ วัน และเวลา ที่ไปพบลูกค้า เพื่อไม่ให้การทำงานทับซ้อนกัน 

โดยทั้งทีมจะมีบัญชีอีเมล์ 1 บัญชี เป็นอีเมล์กลาง สำหรับ Sync ปฏิทินบน Smart phone หรือ Tablet หรือ PC ของแต่ละคนในทีมขาย

เมื่อมีคนใดในทีมเปลี่ยนแปลงตารางการทำงาน คนในทีมก็จะเห็นการเปลี่ยนแปลงนั้นได้แบบ Real time ลักษณะการทำงานดังกล่าวเราจะเรียกกันว่า Sync calendar

Sync หรือ Synchronization คืออะไร

คำว่า "Synchronization" ก็คือ การทำเกิดขึ้นในเวลาเดียวกัน เรามักจะได้ยินคำว่า "ซิงค์ (Sync)" กันบ่อยมากขึ้น เช่น การ Sync รายชื่อผู้ติดต่อ (Contacts) บนมือถือ หรือการ Sync ปฏิทิน บนมือถือ ด้วยเทคโนโลยีปัจจุบันถูกพัฒนาไปได้รวดเร็วมาก เมื่อก่อนการทำงานต่างๆ มักถูกเก็บไว้ในรูปแบบเป็นไฟล์เดียวบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งาน หากต้องการใช้งานไฟล์นั้นๆ เราก็ต้อง Copy ข้อมูลลง Flash drive หรือ Portable hard disk ทำให้ผู้ใช้งานเกิดความไม่สะดวก ปัจจุบันจึงมีเทคโนโลยีใหม่ๆ ที่สามารถนำข้อมูลต่างๆ เก็บไว้ใน Server ได้ ไม่ว่าเราจะเดินทางไปที่ใด เราก็สามารถแก้ไขงานได้ และก็ไม่จำเป็นต้องพกพาอุปกรณ์เก็บข้อมูลติดตัวไป ซึ่งถ้าเกิดเราพลาด ทำอุปกรณ์ที่เก็บข้อมูลสูญหายระหว่างเดินทางไปต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ ก็เท่ากับว่า เราไม่มีทางที่จะกู้คืนข้อมูลเหล่านั้น และการเดินทางของเราก็ถือเป็นที่สิ้นสุด เพราะเราคงต้องย้อนกลับไปบ้าน และดึงข้อมูลมาใหม่อีกครั้ง

Sync Contacts คืออะไร

การ Sync contacts คือ การทำให้อุปกรณ์ เช่น Smartphone หรือ Tablet หรือ คอมพิวเตอร์ สามารถแสดงรายชื่อผู้ติดต่อที่ตรงกันได้ในเวลาเดียวกัน เช่น

บน iPhone ของนาย A มีรายชื่อผู้ติดต่อรวมกันทั้งหมด 100 คน นาย A ต้องการให้มือถือ Samsung ของเขาอีกเครื่องหนึ่ง มีรายชื่อผู้ติดต่อทั้ง 100 คนเหมือน iPhone และสามารถเพิ่ม/ลบ รายชื่อผู้ติดต่อเหล่านั้นได้

สิ่งที่นาย A ต้องการก็คือการทำให้มือถือของเราทั้งสองเครื่องมีข้อมูลที่ตรงกัน ในเวลาเดียวกัน ซึ่งเราจะเรียกกันว่า การ Sync contacts นั่นเอง

Sync Calendar คืออะไร

การ Sync calendar คือ การทำให้อุปกรณ์ เช่น Smartphone หรือ Tablet หรือ คอมพิวเตอร์ สามารถแสดงนัดหมาย ตามตารางบนปฏิทิน ที่ตรงกันได้ในเวลาเดียวกัน เช่น

นาย B, CEO ของบริษัทฯ แห่งหนึ่ง ต้องการให้ น.ส. C, เลขาฯ ทราบถึงนัดหมายการพบลูกค้าของเขา โดยต้องการให้ iPad ของ น.ส. C แสดงปฏิทินที่ตรงกันกับนาย B แบบ Real time และน.ส. C สามารถเพิ่มวันนัดหมายประชุมให้นาย B ได้ตลอดเวลา

สิ่งที่นาย B ต้องการคือ การทำให้ น.ส. C มีตารางนัดหมายบนปฏิทินที่ตรงกัน ในเวลาเดียวกัน ซึ่งเราจะเรียกกันว่า การ Sync calendar นั่นเอง

บทความที่เกี่ยวข้อง
ระบบ "แชร์ปฏิทิน" ช่วยให้การทำงานเป็นทีม มีประสิทธิภาพได้อย่างไร

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ ระบบแชร์ปฏิทิน สำหรับองค์กรและบริษัท (Calendar Sharing)

อันดับ 1 ของประเทศไทย

ระบบ "แชร์ปฏิทิน" ช่วยให้การทำงานเป็นทีม มีประสิทธิภาพได้อย่างไร

แชร์ปฏิทิน คือ อะไร

"ปฏิทิน (Calendar)" ในความหมายที่เราเข้าใจกัน คือ ปฏิทินตั้งโต๊ะ, ซึ่งเราอาจจะมีการ Note ว่าวันนั้นวันนี้ ต้องไปทำอะไรที่ไหนบ้างด้วยการใช้ปากกาเขียนลงไป, แต่ยุคนี้มันไม่ใช่แค่นั้นแล้ว เพราะการที่คุณใช้ปฏิทินที่เป็นกระดาษ แล้วถ้าวันหนึ่งปฏิทินของคุณหาย หรืออาจจะเผลอทำน้ำหกใส่ ข้อมูลเหล่านี้ก็หายไปหมดเลย

ซึ่งในสมัยนี้หลายๆคน มักมีการ Note หรือ บันทึกข้อมูลลงในปฎิทินในรูปแบบดิจิตอล โดยเฉพาะ ผู้ที่ใช้งานบนมือถือ iPhone หรือ  Tablet ซึ่งอุปกรณ์ที่คุณซื้อมาเหล่านี้ ในเครื่องมันก็มี Apps  Calendar ให้เราพร้อมใช้งานแสนจะง่ายดายอยู่แล้ว

การใช้งานปฏิทินใน iPhone, iPad, Android ทำให้ผู้คนที่ใช้งานส่วนใหญ่สามารถใช้งานได้ สะดวก แถมยังใช้ได้ง่าย แค่เด็ก ป.4 ก็พอเดาออกว่าปุ่มไหนไว้ทำอะไร แถมยังให้มันแจ้งเตือนก่อนวันที่เราบันทึกไว้ก็ได้

ระบบปฏิทินสำหรับองค์กร/บริษัท

การใช้งาน แชร์ปฏิทิน (Calendar Sharing) ในองค์กร หรือ บริษัท

ในเมื่อการใช้งาน ปฏิทิน (Calendar) มันมีข้อดีขนาดนี้ ทั้งสะดวกสบาย, หลาย ๆคนที่เป็นเจ้าของธุรกิจมีแนวคิด และ เกิดคำถามว่า มันคงจะเจ๋งมาก ถ้าจะแชร์ปฏิทิน (sharing calendar) ตัวนี้ให้พนักงานทั้งบริษัทเห็น หรือ เลขาของเราเห็น, จะได้ไม่ต้องมาทำเอกสารทำนู่นทำนี่ว่า วันเวลาไหน บริษัทเราหรือพนักงานของเราต้องทำอะไรบ้าง

แชร์ปฏิทิน ให้เพื่อนร่วมงานหรือองค์กรบริษัท นั้นทำได้จริง

เนื่องบริษัทหรือธุรกิจส่วนใหญ่ในประเทศไทยยังไม่มีการใช้งาน แชร์ปฏิทิน (calendar sharing) อย่างแพร่หลายนัก, เพราะมันค่อนข้างยาก, หรือ ไม่มีผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ที่มีความเข้าใจในกระบวนการทำงาน, แต่ในความเป็น การใช้งาน แชร์ปฏิทิน (calendar sharing) ในองค์กร หรือ บริษัท ที่มีการทำงานเป็นทีม นั้นช่วยให้กระบวนการทำงานนั้นเป็นระบบอย่างที่คุณไม่คลาดฝัน และ ยังทำให้การทำงานนั้นคล่องตัว และ รวดเร็ว, เพราะทุกคนล้วนยึดข้อมูลมาจาก ปฏิทิน (calendar sharing)ที่คุณแชร์ไว้  และ แต่ละคนแต่ละฝ่ายก็รู้ว่าวันนี้ฉันต้องทำอะไร หรือ ไปไหนให้เป็นไปตามทิศทางเดียวกัน 

นอกจากนั้น พนักงานในบริษัทของคุณ ยังสามารถดู ปฏิทิน ที่คุณแชร์ไว้ได้จากคอมพิวเตอร์, มือถือ,Tablet จากทุกที่ทุกเวลาทั่วโลก 

บริษัทผู้ให้บริการ ระบบแชร์ปฏิทิน

ในประเทศไทยมีบริษัทเพียงไม่กี่รายนัก ที่ให้บริการ ระบบแชร์ปฏิทิน (calendar sharing) เพื่อใช้งานกันในองค์กร หรือ บริษัท, เพราะการให้บริการต้องมีทีมผู้เชี่ยวชาญเข้าไปสอนการใช้งานให้พนักงานของคุณทั้งหมด พร้อมทั้งต้องติดตั้งระบบก่อนการไปสอนการใช้งาน ดังนั้นหากคุณกำลังมองหาระบบ แชร์ปฏิทิน (calendar sharing) ควรจะเลือกบริษัทที่มีความพร้อมในการให้บริการ ทั้งระบบ และบุคลากรที่พร้อมไปสอนการใช้งานให้คุณ

บริษัท เทคโนโลยีแลนด์ จำกัด

ผู้ให้บริการ ระบบแชร์ปฏิทิน สำหรับองค์กรและบริษัท (Calendar sharing)
อันดับ 1 ของประเทศไทย